Hóa đơn điện tử là gì? Cách tra cứu, xuất, hủy hoá đơn mới nhất

Hóa đơn điện tử là gì? Cách dịch vụ hóa đơn điện tử phổ biến hiện nay và các thủ tục liên quan đến hóa đơn điện tử là những vấn đề mà các doanh nghiệp và nhiều người quan tâm. Chúng tôi sẽ cung cấp cho các bạn những thông tin cần thiết và chính xác nhất ở bài viết này.

Hóa đơn điện tử là gì?

Thông tư 78 về hoá đơn điện tử (HĐĐT) cho biết là HĐĐT tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử tiếng Anh là Invoice /Electronic invoices/ E-invoice/ Electronic Bill, là một hóa đơn có đầy đủ thông tin về khách hàng, thông tin về sản phẩm bán hàng, thông tin của nhà bán hàng trong giao dịch giữa hai bên được sử dụng trong doanh nghiệp 

Hóa đơn chuyển đổi là hóa đơn được in từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật. Tùy vào mục đích sử dụng khi người lập hóa đơn mà có thể chuyển đổi từ dạng hóa đơn điện tử trên sang hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. 

Hóa đơn điện tử hợp lệ và bắt buộc khi nào?

Hóa đơn điện tử đầu vào hợp lệ phải có các chỉ tiêu cơ bản như sau: - Thông tin hóa đơn: Mẫu số, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, STT hóa đơn. - Thông tin người bán: Tên công ty, địa chỉ, MST. - Thông tin người mua: Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế.

Quy định về áp dụng hóa đơn điện tử: doanh Nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử khi mua – bán hàng hóa dịch vụ trước ngày 01/07/2022. 

Cách đăng ký, tra cứu, xuất, hủy hoá đơn điện tử chuẩn xác nhất

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

Hướng dẫn Đăng ký thông tin sử dụng HĐĐT trên mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA của Nghị định 123

Bước 1: Truy cập vào Cổng TTĐT Tổng cục Thuế (tại hoadondientu.gdt.gov.vn) và điền các thông tin tại Tờ khai đăng ký sử dụng HĐĐT bao gồm: tên người nộp thuế, mã số thuế, cơ quan thuế quản lý, người liên hệ, địa chỉ liên hệ, điện thoại liên hệ, thư liên hệ.

Bước 2: Tích lựa chọn hình thức hóa đơn có mã hoặc không có mã: Có mã của cơ quan thuế; Không có mã của cơ quan thuế.

Bước 3: Tích lựa chọn sử dụng HĐĐT có mã phải trả tiền dịch vụ hay không phải trả tiền dịch vụ

Bước 4: Lựa chọn phương thức chuyển dữ liệu HĐĐT

Bước 5: Lựa chọn loại hóa đơn sử dụng

Hóa đơn GTGT; Hóa đơn bán hàng; Hóa đơn bán tài sản công; Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia; Các loại hóa đơn khác; Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn.

Bước 6: Điền các danh sách chứng thư số sử dụng

Bước 7: Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn (nếu có)

Bước 8: Điền đầy đủ ngày tháng năm và ký tên người nộp thuế.

Tra cứu hóa đơn điện tử như thế nào?

Về cách thức tra cứu, xác thực theo Nghị định 123, thông tư 78 về hóa đơn điện tử, cá nhân, tổ chức kinh doanh có thể lựa chọn 1 trong 3 cổng thông tin tra cứu hóa đơn điện tử, cụ thể gồm:

Sử dụng thông tin trên bản thể hiện PDF của HĐĐT

Việc tra cứu theo phương thức này nhằm đảm bảo hóa đơn được xuất thật, đúng đối tượng người mua. Theo đó, sẽ đề phòng trường hợp người bán sửa file XML, PDF rồi gửi cho người mua qua các kênh như email, zalo...

Lưu ý, nên tự tra cứu, tải về file hóa đơn XML gốc và PDF từ link tra cứu của bên bán.

Tra cứu trên Cổng thông tin HĐĐT của Tổng cục thuế

Các bước tra cứu cụ thể như sau:

Bước 1: Truy cập Cổng thông tin HĐĐT của Tổng cục thuế (https://hoadondientu.gdt.gov.vn)

Bước 2: Nhập các thông tin cần thiết: MST của người bán, Loại hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, Tổng tiền thanh toán, Mã captcha.

Bước 3: Chọn “Tìm kiếm”.

Lưu ý: Khi nhập “Ký hiệu hóa đơn”, cần bỏ bớt ký tự số ở đầu dãy ký hiệu. VD: 1C21TAM => C21TAM

Truy cập Cổng thông tin hóa đơn điện tử

Đối tượng có thể sử dụng cổng thông tin hóa đơn điện tử để tra cứu hóa đơn đó là các tổ chức, cá nhân đã đăng ký sử dụng HĐĐT theo Thông tư 78.

3 bước để tra cứu gồm:

Bước 1: Đăng nhập theo thông tin tài khoản đã được Cơ quan thuế cấp.

Bước 2: “Tra cứu” => “Tra cứu hóa đơn”.

Bước 3: Chọn “Tra cứu HĐĐT bán ra/ mua vào”. Tại đây, màn hình sẽ hiển thị toàn bộ hóa đơn đã áp dụng TT 78 và NĐ 123.

Để xem thông tin hóa đơn, chọn “Tìm kiếm” => Click vào hóa đơn muốn xem để thực hiện các chức năng: Xem, In,  Xuất excel, Xuất XML

Cách xuất hóa đơn điện tử

Để đảm bảo cách xuất hóa đơn điện tử ra chứng từ giấy được đúng theo quy định pháp luật, quy trình xuất hóa đơn điện tử gồm 5 bước dưới đây:

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng.

Bước 2: Tiến hành chọn chức năng “In chuyển đổi” hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy.

Bước 3: Nhập mã hóa đơn cần chuyển đổi.

Bước 4: Thực hiện thao tác kết xuất in hóa đơn từ thiết bị điện tử được kết nối bằng cách nhấn đúp chuột vào nút “In chuyển đổi”.

Bước 5: Nhận hóa đơn điện tử dưới dạng hóa đơn giấy từ máy in, rồi ký và đóng dấu để đảm bảo tính pháp lý cho chứng từ giấy đã được in ra.

Phương pháp hủy hóa đơn điện tử đã phát hành

- Trình tự thực hiện

+ Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có phát hiện sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

++ Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua có phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót hoặc thông báo về việc hóa đơn có sai sót (nếu sai sót thuộc trách nhiệm của người bán) và người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

++ Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót hóa đơn đã được cấp mã thì cơ quan thuế thông báo cho người bán để người bán kiểm tra sai sót. Trong thời gian 2 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập để gửi cho người mua.

++ Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và gửi cho người mua có sai sót (do người bán hoặc người mua phát hiện) thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, đồng thời người bán thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót gửi cho người mua, cơ quan thuế.

++ Trường hợp sau khi nhận dữ liệu hóa đơn, cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán để người bán kiểm tra sai sót. Trong thời hạn 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua, cơ quan thuế.

- Cách thức thực hiện: Bằng phương thức điện tử:

+ Truy cập trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế;

+ Hoặc trực tiếp trên truy cập trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử

- Thành phần, số lượng hồ sơ:

+ Thành phần hồ sơ: Thông báo hủy hóa đơn điện tử theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

+ Số lượng hồ sơ: 01 (bộ)

Một số câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không?

Trả lời: Hóa đơn điện tử xuất lùi ngày là không hợp lệ. Hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký khác nhau hoặc không có ngày ký sẽ không được công nhận tính hợp pháp.

Có bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử không?

Trả lời: Theo luật quản lý thuế 38/2019/QH14 được quốc hội thông qua, từ ngày 1/7/2022 các doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không?

Trả lời: Hiện nay, chưa một văn bản pháp luật nào về hóa đơn điện tử có quy định bắt buộc hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải có đóng dấu. 

Ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử khác nhau có hợp lệ không?

Trả lời: Căn cứ khoản 9 điều 10 Nghị định 123: Thời điểm ký số trên HĐĐT là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

Trường hợp HĐĐT đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn. Như vậy ngày lập hóa đơn và ngày ký số trên hóa đơn không bắt buộc trùng nhau.

Hóa đơn điện tử có được kèm bảng kê không?

Trả lời: Chỉ những dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh mới được sử dụng bảng kê đính kèm hóa đơn. Lưu ý: Chỉ những doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử Theo Thông tư 78 Nghị định 123 áp dụng theo các quy định này.

Tại sao phải chuyển đổi hóa đơn điện tử?

Trả lời: Điều này xuất phát từ thực tế nhiều người dùng hóa đơn điện tử muốn chuyển đổi hóa đơn số ra bản giấy để dễ dàng lưu trữ hoặc phục vụ việc chứng minh nguồn gốc xuất xứ cho hàng hóa. Do đó, họ đã lựa chọn phương thức chuyển đổi hóa đơn điện tử để thỏa mãn các nhu cầu trên.

Mã tra cứu hóa đơn điện tử là gì?

Trả lời: Là một dãy ký tự được gắn liền và mặc định riêng cho mỗi hóa đơn, được sử dụng để tiến hành nghiệp vụ tra cứu hóa đơn nhằm xác thực thông tin. Mỗi hóa đơn điện tử chỉ có duy nhất một mã tra cứu được tạo tự động bởi hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp.

Người chuyển đổi hóa đơn điện tử là ai?

Trả lời:

Theo quy định tai Khoản 1, Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC

- Người bán hàng hóa được chuyển HĐĐT sang HĐ giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Theo đó, HĐĐT chuyển đổi sang HĐ giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

- Người mua, người bán được chuyển đổi HĐĐT sang HĐ giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế tóan. HĐĐT chuyển sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế tóan phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này

Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử là gì?

Trả lời: Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử là việc tổ chức kinh tế, doanh nghiệp, tổ chức khác bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giao cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử mà việc lập hóa đơn này thuộc trách nhiệm của chính doanh nghiệp, tổ chức kinh tế hoặc tổ chức bán hàng, cung ứng dịch vụ đó (bản chất là thay mặt)

Phần mềm hóa đơn điện tử Viettel, Misa, VNPT, BKAV “hot” nhất hiện nay 

Dưới đây là một số phần mềm hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp cung cấp được sử dụng nhiều nhất hiện nay:

Hóa đơn điện tử Viettel

Dịch vụ hóa đơn điện tử của Viettel cung cấp giải pháp quản lý hóa đơn trên nền tảng công nghệ kỹ thuật số cho các doanh nghiệp, các công ty, cơ sở sản xuất…Hóa đơn Viettel được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử thông qua việc sử dụng công nghệ truyền thông và thông tin, được ký gửi bằng chữ ký số, nó có giá trị pháp lý như hóa đơn thông thường. Hóa đơn có thể chuyển đổi thành hóa đơn giấy và in hóa đơn viettel khi có nhu cầu. 

Bảng báo giá hóa đơn điện tử Viettel mới nhất

Hóa đơn điện tử Misa

Hóa đơn điện tử MISA là giải pháp quản trị hóa đơn một cách toàn diện. Với phần mềm này, người bán có thể thực hiện phát hành, quản lý, báo cáo hóa đơn mọi lúc, mọi nơi qua thiết bị di động, máy tính hoặc website. MeInvoice giúp kế toán viên cũng như kế toán trưởng, giám đốc tài chính theo dõi, quản lý tình hình sử dụng hóa đơn một cách nhanh chóng, chính xác thông qua các báo cáo, biểu đồ trực quan. Từ đó, doanh nghiệp sẽ kịp thời xử lý được thông tin bán hàng, đẩy nhanh quá trình giao dịch kinh doanh.

Hóa đơn điện tử VNPT

Hóa đơn điện tử VNPT là dịch vụ của VNPT cung cấp nhằm giúp cho các tổ chức, doanh nghiệp có thể phát hành, phân phối, xử lý các nghiệp vụ và lưu trữ hóa đơn điện tử thay thế cho việc phát hành và sử dụng hóa đơn giấy đã và đang lưu hành. VNPT hiện đang là một trong số ít những đơn vị có đủ điều kiện để cung cấp hóa đơn điện tử cho các đơn vị.

Hóa đơn điện tử BKAV

Bkav eHoadon là dịch vụ hóa đơn điện tử do Tập đoàn công nghệ Bkav phát triển đáp ứng tất cả các tình huống phát hành hoá đơn như với hoá đơn giấy. Có thể tích hợp với mọi phần mềm kế toán và phần mềm bán hàng. Hoá đơn Điện tử có giá trị về mặt pháp lý như hoá đơn giấy và được pháp luật công nhận. 

Trên đây là những thông tin cơ bản và cần thiết về hóa đơn điện tử, các dịch vụ hóa đơn điện tử Viettel, Misa, VNPT, BKAV phổ biến. Đồng thời tổng hợp chi tiết các bước tra cứu, xuất và hủy hóa đơn mà các bạn cần biết.  

►►CLICK NGAY vào nút TẢI VỀ dưới đây để download Hóa đơn điện tử là gì? Cách tra cứu, xuất hóa đơn điện tử file pdf hoàn toàn miễn phí để nắm rõ các thông tin liên quan đến hóa đơn điện tử!